Sosiaali- ja terveysalan johtaminen (YAMK)

Miten omaa työmäärää tai ajankäyttöä voisi hallita?

Itsensä johtamisesta puhutaan nykyään paljon. Itsensä johtamiseen liittyy omat tavoitteet kehittymiselle. Se sisältää oman toiminnan tarkastelun, itsereflektion ja sen avulla oppimisen ja kehittymisen. Tärkeä osa itsensä johtamista on pitää oma työ ja vapaa-aika tasapainossa.

Tämän tasapainon saavuttamiseksi työntekijän/esimiehen tulee suunnitella oma ajankäyttönsä järkevästi. Suunnittelu tuo toisaalta tehokkuutta, kun asiat tehdään systemaattisesti loppuun, mutta suunnittelu tuo myös hallinnan tunnetta. Isotkin työurakat tuntuvat helpommilta, kun ne pilkkoo pienempiin osiin.

Ajankäytön suunnittelu on helpompaa, kun työlle on tavoitteita. Ne tavoitteet voivat olla omia, tai ne ovat voineet tulla omalta esimieheltä tai organisaatiolta. Jokaisella tulisi olla työlleen selkeät tavoitteet, joita käydään läpi säännöllisesti. Tavoitteet ohjaavat toimenkuvaa ja työtehtäviä, ja selkeyttävät asioiden hoitoa.

Mikäli omaa ajankäyttöään pystyy suunnittelemaan järkevästi, työt tulevat hoidettua (ajallaan) ja työssä on tunne, että asioita saa aikaiseksi. Voisiko tämä auttaa työssä jaksamisessa?

Kun on kiire ja stressi, monet työtehtävät tuntuvat hallitsemattomilta. Puhelin soi, sähköpostia tulee, joku nykii hihasta. Tuntuu, että kaikki asiat ovat tärkeitä ja kaikki asiat jäävät hoitamatta. Mitä jos pystyisikin pysähtymään, hoitamaan yhden asian kerrallaan? Se vaatii sitä, että asioita osaa suunnitella ja priorisoida.

Pitää pystyä hoitamaan montaa asiaa kerrallaan, tehdä eteenpäin pitkäkestoisia ja aikaa vieviä työprojekteja, mutta hoitaa samalla myös akuuttia reagointia vaativat asiat. Tämä ei ole helppoa ja tässä menee helposti sekaisin.

Hyvä keino on opetella käyttämään hyvin sähköistä kalenteria. Siirryin itse sähköisen kalenterin käyttämiseen kolme vuotta sitten, ja alun muutosvastarinnan jälkeen en enää vaihtaisi siitä pois. Kalenteriin saa helposti varattua itselleen aikaa myös kirjallisiin töihin, sinne saa laitettua muistutukset puheluista ym. Kalenteri toimii todella hyvänä oman ajankäytön hallinnan välineenä – kunhan sitä vain muistaa käyttää.

Toinen hyvä tapa on opetella käyttämään erilaisia projektityökaluja, joihin työtehtäviä saa laitettua vaikkapa isoina kokonaisuuksina, jotka saa sitten jaettua pienemmiksi. Tämä suunnittelu helpottaa aloittamista ja myös vähentää tuskaa, kun huomaa pikkuhiljaa saavansa taskeja yksi kerrallaan eteenpäin. Työkalu tuo työhön ja työn määrään läpinäkvyyttä.

”Ajelehtiminen” työtehtävien mukana tai niiden perässä ei pitäisi olla tavoitetila tai lopputulos. Suunnitelmallinen ja tavoitteellinen, systemaattinen työskentely auttaa hallitsemaan isoakin työmäärää. Silloin oppii siihen, että työkalut kyllä kertovat, mitä täytyy tehdä. Se vapauttaa omaa muistikapasiteettia ja helpottaa ajankäytössä, kun koko ajan ei tarvitse käyttää aikaansa sen miettimiseen, mitä piti tehdä. Tärkeää on vain muistaa merkitä ylös ne asiat, jotka tarvitsee tehdä, sekä suunnitella, milloin aikoo ne tehdä.

Jos jotakin asiaa lykkää kerrasta toiseen, ja muut asiat ajavat aina edelle, onko se asia alun perin kovin tärkeä ollutkaan?

Vastaa