Sosiaali- ja terveysalan johtaminen (YAMK)

Järjestys ennen kaikkea (Outlook-ryhmät)

Tehtävien tekemisen aloittaminen voi joskus olla vaikeaa. Yhtäkkiä tuntuu, että kämppä on kuin pommin jäljiltä ja hella on ehdottomasti pestävä juuri nyt. Roskatkin pitäisi viedä ja pyykkiä pestä. Pitäisi aloittaa opinnäytetyön kirjoittaminen tai jonkun tiimi-tehtävän tekeminen, mutta hellakin kaipaisi siivousta. Aika usein käy niin, että hellan tai jonkun muun paikan siivoaminen voittaa ja koulutehtävät saa odottaa seuraavaa orastavaa motivaatiohetkeä. Tämä on varmasti aika yleinen ilmestys kaikilla opiskelijoilla ikään ja koulutukseen katsomatta. Ainakin koti pysyy puhtaana opiskelujen ohessa!

 

Kaiken koulussa tehtävän työn organisoiminen voi myös vaatia ponnisteluja. On useita tehtäviä päällekkäin, lähteitä pitäisi pistää jonnekin ylös ja mielenkiintoisia artikkeleita kirjanmerkkeihin. Hommaa ei helpota se, että suurin osa tehtävistä pitää tehdä tiimissä, eli sopassa on osallisena useampi kokki. Heti opiskelujen alussa löysin kuitenkin kätevän välineen, jolla pistää hommat järjestykseen ja hoitaa viestittely sekä materiaalien jakaminen tiimiläisten kanssa. Koulun puolesta saa sähköpostiosoitteen muotoa etunimi.sukunimi@soc.tamk.fi. Tämä sähköposti toimii Outlook sovelluksessa. Monikaan ei välttämättä huomaa, mitä kaikkea suurenmoista Outlook pitää sisällään tiimityöskentelyn kannalta.

 

Outlookissa voi luoda omalle tiimille ryhmän, jonka kautta pystyy hoitamaan kaiken koulunkäyntiin liittyvän tiimiviestittelyn ja paljon muutakin. Koulun sähköposti on myös varmasti kaikilla käytössä, kun tänä päivänä ihmisillä ei välttämättä ole Facebook/Whatsapp/Google Drive tai muuta vastaavaa sovellusta käytössä. Omasta mielestäni Outlook ryhmät ovat myös mukavampia käyttää, koska siellä pystyy viestittelyn ja tiedostojen jakamisen lisäksi tekemään paljon muuta näppärää.

 

Ryhmään voi ladata tiedostoja, jotka ovat netin välityksellä kaikkien ryhmään kuuluvien tiimiläisten saatavilla. Tiedostoja pystyy muokkaamaan internetin välityksellä ja muutokset näkyvät kaikille heti muokkauksen jälkeen, sillä tieto päivittyy pilveen nopeasti. Ryhmän jäsenillä on myös yhteinen sähköpostiosoite muotoa ryhmännimi@groups.tamk.fi, jonka kautta saa kätevästi lähetettyä sähköpostin kaikille. Viestien lähettäminen ja niiden ryhmittely aihealueen mukaan onnistuu myös ryhmän etusivulla, jossa pystyy luomaan uuden keskustelun esimerkiksi jokaista tehtävää kohden. Näin tehtäväkohtaiset viestit pysyvät näppärästi yhdessä paikassa! Ryhmän keskusteluista lähtee viesti kaikille osallistujille sähköpostiin aina, kun uusi viesti tulee.

 

Ryhmällä on oma kalenteri, muistikirja ja planner.

 

Kalenteriin voi laittaa tiimitapaamiset ylös sen lisäksi, että siellä näkyy kunkin oma kalenteri, johon koulupäivät päivittyvät automaattisesti koulun kalenterista.

 

Muistikirjaan voi luoda aihealueen kullekin tehtävälle ja niiden alle erillisiä muistiinpanoja esimerkiksi tehtävänjaosta.

 

Planneriin voi luoda ajastettuja tehtäviä ja näiden avulla pysyä perillä kaikista tekeillä olevista tiimitöistä sekä niiden sisäisestä osatyöskentelystä. Ohjelma muistuttaa käsillä olevasta tehtävästä määritetyn päivämäärän lähestyessä ja valmiit kohdat voi ruksata tehdyiksi. Kätevää, kun voi kaikkien tehtävien deadlinet kerätä samaan paikkaan ja vaikka tehtävänjakoakin tehdä valmiiksi.

 

Meidän tiimillä tämä on nyt ollut alusta asti käytössä, kun emme tosiaan löytäneet muuta yhteistä alustaa, jossa pystyisimme jakamaan tiedostoja, viestittelemään ja ajastamaan asioita, joihin kaikilla sattuisi olemaan tunnukset. Whatsappia paljon käytetään ryhmissä, mutta siinäkin viestejä ei pysty mitenkään ryhmittelemään joten ne hukkuvat sinne uudempien viestien taakse. Sen lisäksi joutuisi käyttämään vielä jotain muuta välinettä, jolla tiedostoja läheteltäisiin ynnä muuta.

 

Halusin tästä kirjoitella, josko siitä olisi apua muillekin tiimeille jatkossa, kun mietitte missä viestittelette ja jaatte tiimin tiedostoja. Johtamisen koulutus on varmasti myös osaltaan organisoinnin harjoittelemista, koska sitä kyllä tässä opiskelujen aikana tarvitaan. Koulutehtäviä on todellakin useita kesken yhtäaikaa ja palautuspäivämäärät saattavat osua samoihin ajankohtiin keskenään. Tehtävien jakaminen ja priorisointi onkin ensiarvoisen tärkeää! Toivottavasti näistä Outlookin ryhmistä olisi muillekin apua tämän organisointi haasteen edessä.

Vastaa